하루 종일 바쁘게 움직인 것 같은데, 막상 뭘 했는지 모르겠다는 때는 없나요?
만약 매일 바쁘게 사는 데 결과물이 신통치 않다면, '꼭 바쁘게 살아간다고 좋은 결과를 보장해주지는 않는다'는 말을 한번 상기해보세요.
누구에게나 공평하게 주어진 하루 24시간을 누구는 잘 쓰고, 나는 왜 잘 못쓰고 있다는 생각이 들까요? 시간을 잘 관리하고 활용하는 '시간관리의 원칙은 시간도둑을 퇴치하는 것'에서 출발해야 합니다.
시간도둑이란 '나 자신을 위해 사용하고 싶다고 생각하는 시간'을 빼앗아가는 모든 일을 지칭합니다.
▶약속없이 찾아온 영업사원, 거래처 사람
▶내 일도 아닌데, 일을 억지로 시키는 상사
▶쓸데없이 흘려보내는 나의 나쁜 습관
▶질책 받거나, 의기소침한 기분으로 있거나, 일할 의욕이 나지 않는 나의 심리
이것들 역시 일종의 시간도둑입니다.
'인재 프로듀서'라는 좀 특이한 직업으로 각 분야 인재들을 발굴하여, 다양한 비즈니스로 이끌고 있는 나츠가오 가오의 '시간도둑을 잡아라' 중에서 시간을 내 편으로 만드는 방법을 골라 정리해 봅니다.
다른 사람이나 쓸데없는 일에 시간을 허비하지 않는 시간관리 기술을 알아두면, 소중한 시간을 자신을 위해 더 잘 활용할 수 있겠지요.
1) 다른 사람의 프로세스에 얽매이지 마라
회사에는 회사의 시간이, 상사에게는 상사의 시간이, 나에게는 내 시간이 있다. 그리고 내가 회사에서 일하는 것은, 다른 누구를 위해서가 아니라 바로 나 자신을 위해서다.
따라서 아무 의미 없는 회의나 시간낭비에 불과한 보고에 너무 구애받거나, 다른 사람이 원하는 프로세스에 얽매일 필요는 없다. 나는 내 방식대로 합리적으로 생각해서 행동하면 된다. (한국적 사고방식과는 조금 거리가 있는 듯...)
2) 때로는 다른 사람에게 맡겨버리거나 내버려두는 것도 좋은 방법이다
일례로 여러 사람들과 팀을 구성해 일하게 될 경우, 자신의 생각을 다른 사람들에게 관철시키려해도 잘 안될 때가 있다. 이럴 때는 생각을 바꿔서 각자 알아서 해달라고 하면, 시간도 단축될 뿐 아니라 상상도 못했던 질 높은 성과가 나올 수도 있다. 그럼에도 불구하고 일일이 간섭하고 지시하려 하면, 상대방을 시간도둑으로 만들게 될 뿐이다.
3) 행동하면서 생각하라
사람은 세 가지 타입이 있다.
- 생각하고 나서 행동하는 타입
- 행동하고 나서 생각하는 타입
- 행동하면서 생각하는 타입
행동하는 것도 중요하지만 생각하는 것 역시 중요하다. 하지만 생각 없이 행동하는 것은 시간을 허비하게 될 확률이 높다. 흔히 시간도둑은 생각하고 행동하는 사이의 시간, 그리고 행동하고 난 후에 생각할 때까지 시간 사이에 생기게 마련이다. 이런 점에서 보면 '행동하면서 생각하는 사람'은 쓸데없이 허비하는 시간을 막을 수 있는 셈이다.
4) 두 가지를 동시에 하기보다, 한 가지로 두 가지 성과를 내자
하나의 작업에 두 가지 이상의 의미를 부여하는 것은, 두 가지를 동시에 하는 것보다 훨씬 간단하다. 예컨대 책을 읽으면서 자신의 시간효율을 향상시키는 방법에 대해 생각하거나, 자신에 대한 이런저런 면을 판단해 보거나, 속독기술을 연마하거나, 여백에 낙서를 해보는 것이다.
또 회사에서 판매일을 맡고 있다면, 회사를 위해 매출을 올리는 노력과 자신의 커뮤니케이션 능력을 높이는 노력을 동시에 시도해보는 것도 시간도둑을 내쫓는 좋은 방법이다.
5) 말 안해도 되는 것은 굳이 말하지 마라
보고할 때 결론만 간단히 말해 달라는 상사에게 굳이 구구절절 설명할 필요는 없다. 또 계약을 성사시키지 못해 풀이 죽어있는 부하직원에게, 당사자가 더 잘 알고 있는데도 실패한 이유를 꼬치꼬치 캐묻거나 아니면 조언을 해준답시고 길게 이야기를 늘어놓는 경우가 있는데, 서로 잘 알고 있는 사안을 새삼 확인하려고 허비하는 시간도 시간도둑이다.
6) 정확한 정보전달은 시간낭비를 막는다
사람들의 인식에는 저마다 미묘한 차이가 있다. '상당히'라든지 '대체로', '종종' 등과 같은 표현에 대해 서로 다르게 인식할 수가 있다. 이런 인식의 간극을 메우기 위해서는, '정확한 정보'를 전달하는 습관을 들여야 한다. 정확한 정보란 이른바 '5W1H' 형식으로 신문기사처럼 전달되는 정보다.
7) 완벽주의보다 70%라도 좋으니 진행하라
일을 미루는 습관을 가진 사람들은 너무 완벽을 추구하려는 심리패턴을 가지고 있다고 한다. 즉 너무 잘하려다보니 시간을 끌게 되고, 아직 준비가 덜 됐다면서 눈앞의 일을 뒤로 미뤄버리곤 하는 것이다. 이런 유형의 사람에게 필요한 것은 '이것으로 됐다'라는 자신과의 타협이다.
예를 들면 보고서를 제출할 경우 70% 정도만 완성하고, 그 다음은 상사에게 맡겨버리는 것이다. 그러면 완벽하지 않더라도 나중에 상사의 의견을 반영해 수정할 수 있다. 그렇지 않고 자꾸 미루면 다음 단계로 나아갈 수가 없다. 70%든 60%든 중요한 것은 앞으로 나아가는 것임을 잊지 말자.
8) 사전준비나 일정한 습관 (Routine)을 통해 시간도둑을 막아라
시간도둑을 막기 위해서는 자기 나름의 일을 시작하는 습관을 들이는 것도 좋은 방법이다. 예를 들어 사무실에 출근해서 --> 컴퓨터를 켜고 --> 커피를 한잔하고 --> 메일을 확인하고 --> 일을 시작한다는 것을 습관화하는 것이다. 그러면 항상 같은 느낌을 가지고 일하는 모드로 들어가기가 쉬워진다.
9) 일할 의욕이 나지 않을 때는 기분전환도 효율적인 선택이다
의욕이 생기지 않을 때는 무리하게 일하려 하지 말고, 머릿속을 정리하는 시간을 가져보자. 이를테면 회사에서 전혀 의욕이 나지 않을 때는 잠깐 자리를 비우고, 다른 부서의 동료를 만나러 가거나 휴게실 같은 데서 잠시 휴식을 취해보는 것이다.
더 좋은 방법은 수면을 취하는 것이다. 뇌는 사람이 자고 있는 동안 정보를 정리하는 작업을 한다. 따라서 의욕 저하로 머리가 둔해져 좋은 아이디어가 생각나지 않을 때는, 억지로 떠올리려 애쓰지 말고 수면을 취하면, 다음날 아침에 묘안이 떠오르는 경우도 있다.
이런 시간관리 방법도 있습니다.
▷ 명확히 숫자로 된 나의 시간 가치를 알아라 → 시간은 금이고 돈. 나의 1시간은 얼마?
40시간/주, 52주/년 2,080시간/년 → 연봉 1억짜리/2,080시간 = 48,000원/시간
▷ 10년 후에 원하는 내 모습을 그려보자 → 일할 때마다 내 목표에 도움이 되는지 점검하고, 안되면 굳이 할 필요는 없다.
▷ 다른 사람에게 내 시간을 순순히 내어주지 마라 → 단호하게 No! 라고 말해라
▷ 모든 것에 답할 필요는 없다.
▷ 위임하라 → 값어치가 덜하면 위임하거나 Outsourcing 해라
▷ 그날의 가장 중요한 일 3가지를 써라 → 그 3가지에 집중해라
▷ 일정은 30분 단위로 실행하고 점검하라
그러나 아무리 좋은 내용도 실천하지 않으면 아무짝에도 쓸모없다.
