자기계발 건강정보 습관 공부방법

메일은 좋은 점도 있고, 불편한 점도 있다.

소통에는 무엇보다 편리하지만, 불편한 점은 메일함을 채운 메일들이 자신과는 관련 없는 메일일 수도 있다는 것이다.

불과 몇 년 전까지만 해도 메일은 사람들에게 가장 유용한 의사소통 수단이었다. 그러나 불필요한 사용으로 메일은 사람들의 시간을 낭비하는 도구로 전락했다.

메일을 처리하는 것 자체는 시간 낭비가 아니다. 팀 업무를 할 때 가장 기본적으로 필요한 것이 '소통'이기 때문이다.

그렇다면 이메일을 조금 더 효과적으로 쓸 수는 없을까? 제대로 활용하기만 한다면, 메일을 처리하는 데 소요되는 시간이 훨씬 줄어들 것이다. 메일에 지배당하기 전에 메일을 지배하는 방법을 배워보자.

메일을 지배하는 방법

1) 일정한 시간에 메일을 처리한다

일례로 '출근 30분 전, 점심시간 이후, 퇴근 직전'으로 일정 시간을 정해 메일을 확인한다. 바로 회신해야 하는 메일이 아니면 메일을 확인하는 횟수를 일정하게 유지하도록 한다.

메일을 처리하는 시간을 정해둔다면, 확인 때문에 업무에 지장 받는 일은 줄어들 것이다.

2) 메일 분류 시스템을 활용한다

메일함에 쌓여있는 미확인 메일을 종류에 따라 빠르게 처리해보자.

스팸, 참조 메일, 나와 무관한 메일은 빠르게 삭제하거나 '읽음' 표시를 해서 신경 쓰지 않게 한다.

급하게 처리해야 하는 메일은 '긴급 메일함'으로 옮기고 미리 정해놓은 시간에 처리한다. '긴급 메일함'외에 처리해야 할 메일은 우선순위를 뒤로 두고, 중요한 메일을 처리한 뒤에 회신한다.

3) 필요 정보만 확실히 전달한다

메일로 소통할 때 자신이 원하는 정보가 무엇인지 명확히 해둔다. 그렇지 않으면 여러 사람과의 단체 메일에 계속 참조가 걸려있어서 오히려 중요한 메일 확인에 방해가 될 수도 있다.

일례로 메일 마지막에 이렇게 적는다.

'이 소식은 앞으로 저에게 전해주시지 않아도 됩니다. 앞으로 이 부분과 관련된 내용은 OO님께 요청 부탁합니다.'

1~2주 후면 메일함을 채우고 있던 불필요한 메일들이 눈에 띄게 줄어든 것을 확인할 수 있을 것이다.

메일을 지배하는 방법

1) 일정한 시간에 메일을 처리한다

2) 메일 분류 시스템 활용한다

3) 필요한 정보만 확실히 전달한다

사람들은 메일 확인과 회신하는데 쓰이는 시간에 대해 크게 신경 쓰지 않는다. 그러나 많은 직장인들이 의외로 엄청난 시간을 메일 확인과 회신에 보내고 있다.

그만큼 낭비하는 시간도 적지 않다는 얘기다.

매일매일 확인해야 하는 이메일. 이제는 효율적으로 쓰면서 지배당하지 않도록 하자.

쉬센장의 <하버드 첫 강의 시간관리 수업>