어떤 사람들은 시간 확보를 위해 일상 활동에 소요되는 시간을 조금씩 절약한다. 일례로 좋아하는 TV 프로를 '다시 보기'로 시청하여 광고를 보는 몇 분을 줄이는 것이다.
그러나 성공한 사람들은 정반대로 시간을 사용한다. 시간을 절약하여 원하는 일을 하는 것이 아니라, 원하는 일을 먼저하고 불필요하거나 사소한 일들에 사용되는 시간을 없애는 것이다.
시간관리 전문가 로라 밴더캠은 성공한 사람들의 시간관리법을 배우기 위해, 바쁘게 사는 직장 여성들의 하루 일과를 시간대 별로 조사했다. 그중 한 여성은 어느 날 집에 돌아와 지하실 보일러가 고장난 것을 발견했다. 지하실은 보일러에서 흘러나온 물로 난장판이 되어 있었다. 그녀는 즉시 보일러 기술자와 청소업체를 불러 일을 해결했다.
이 일은 7시간이 걸렸는데, 일주일 동안 하루 1시간씩 사용한 셈이었다. 만약 한 주가 시작하는 첫날에 독서 모임을 위해 7시간을 낼 수 있냐고 그녀에게 물었다면, 그녀는 당연히 '안되요, 제가 얼마나 바쁜지 안 보이시나요?'라고 답했을 것이다.
이런 사례는 시간이 매우 탄력적이라는 것을 의미한다. 우리는 시간을 더 만들어 낼 수는 없지만, 중요한 일에 먼저 시간을 쓰려 하면 시간은 그에 맞게 늘어난다.
성공한 사람들의 시간관리 비결은, 중요한 일들을 위의 '고장난 보일러'와 같이 취급하는 것이다.
작은 기업을 운영하며 6명의 자녀를 키우고 있는 한 여성은 시간관리에 대해 이렇게 말한다.
"제가 사용하는 매 순간의 시간은 저의 선택이에요. 저는 X나 Y를 할 시간이 없다고 말하는 대신, X나 Y는 우선순위가 아니라서 하지 않는다고 말합니다."
시간이 없다는 말은 다른 의미로 우선순위가 아니라는 뜻이죠. '우선순위'가 무엇인지 알 수 있는 2 가지 방법은 이렇다.
1) 업무적인 차원 적용
대다수 직장인들은 연말에 성과 평가를 받는다. 1년 동안의 성과를 점검하는 차원으로는 도움이 된다. 그런데 발상을 전환하면, 앞으로의 성과를 미리 그려보는 것이 더 효과적이다. 지금이 연말이라 가정하고 스스로 성과를 평가해 보는 것이다.
최고의 한 해를 보냈다고 전제하고, 가장 잘한 일 3~5가지를 뽑아보라. 그것이 여러분의 우선순위가 될 것이다. 지금부터 당장 그 일에 집중해라. 올해는 작년보다 훨씬 더 좋은 평가를 받을 수 있을 것이다.
2) 개인적인 영역 적용
행복한 한 해를 보냈다고 가정하고 지인들에게 편지를 써본다. 가족이나 친구에게 쓰는 편지 형식으로, 한 해 동안 개인적으로 중요하게 여겼던 일들을 적는 것이다. 그렇게 편지에 쓴 일들이 개인적 영역에서 우선순위가 될 수 있다.
이런 방식으로 성과를 평가하고 지인들에게 편지를 쓰면서, 우리가 집중해야 할 6~10가지의 목표를 정할 수 있다. 이렇게 정한 우선순위에 생활의 초점을 맞출 때, 우리는 주어진 시간 속에서 원하는 삶을 만들어 나갈 수 있다.
TED 영상 Laura Vanderkam의 <How to gain control of your Free Time>을 요약
모르는 사람이 없을 정도로 당연하다고 생각하지만, 여기서 한가지 질문을 더하면 말문이 막힐지 모릅니다. 바로 "왜?"라는 질문이지요.
'왜 음악의 아버지가 '바흐'이고, 어머니는 '헨델'이라고 알려진 걸까?'
심지어 '헨델이 여자라서 음악의 어머니라고 불리는 것 아니냐?'고 반문하는 사람들도 있을 수 있습니다. 정답과 암기에 익숙한 우리의 세상에 대한 대처방법의 딜레마이지요.
'왜?'라는 것이 '왜' 그토록 중요한지, 두가지 사례를 통해 알아보겠습니다.
글로벌 기업들 중 창의성을 가장 강조하는 곳으로 꼽히는 일본의 자동차 회사, 도요타. 도요타가 세계 최고의 자동차 회사로 받돋움하기 위해 사용한 전략 중 '5-Why 기법'이 있었습니다. 어떤 일이던 다섯번은 '왜?'냐고 물어야 한다는 뜻.
예를 들어, 자동차 생산라인이 갑자기 멈췄을 때, 도요타 임직원들은 묻습니다.
'기계가 멈춘 원인이 무엇일까?' 고민 끝에 '전력과부하로 인해 전원 퓨즈가 끊어졌다'라는 1차 답을 얻었지요. 이 경우는 단지 전원퓨즈만 교체하면 문제가 해결될 것입니다. 하지만, 도요타 직원들은 두번째 질문을 합니다.
'왜 전력 과부하가 발생했을까?' 원인을 찾아보니, 기계작동을 담당하는 축의 베어링이 뻑뻑해졌기 때문이었습니다. 이 경우에도 베어링만 교체하면 문제가 해결될 것입니다. 하지만, 여기서 그치지 않고 세번째 질문을 합니다.
왜 베어링이 뻑뻑해졌을까?
이렇게 네번, 다섯번째 질문을 던지면서, 궁극적으로는 윤활유 펌프에 문제가 있었고, 먼지가 많이 쌓여있음을 발견하게 되었지요. 단순히 전원 퓨즈만 교체했다면, 얼마 못 가서 또 고장이 발생할 수 있었던 상황.
도요타는 '5-Why 기법'을 통해 근원적인 원인을 발견하고, 시간과 예산을 절감하면서 해결할 수 있었습니다.
또 다른 적용 사례를 살펴보죠.
미국 워싱톤에 위치한 토머스 제퍼슨 기념관의 대리석이 심하게 부식되는 일이 발생했습니다. 기념관을 방문한 사람들은 관리부실로 인한 훼손이라고 민원을 제기했고, 기념관의 이미지는 날로 악화 되어갔지요. 기념관장은 대리석 보수작업을 하려 했으나 엄청난 시간과 비용이 들어간다는 것을 알게 되었고, 고민에 빠지게 되었습니다. 그 때 컨설팅 전문가는 그에게 '5-Why'를 제안했습니다.
첫번째 Why, 왜 대리석들이 저렇게 빨리 부식되는 걸까?
이유는 간단했지요. 대리석을 세제를 사용해서 자주 닦았기 때문.
두번째 Why, 그렇다면 왜 세제로 대리석을 자주 닦는 걸까?
답은 기념관에 유독 비둘기가 많았고, 그것들의 배설물이 많기 때문이었지요.
세번째 Why, 왜 비둘기가 많은 걸까?
기념관에 비둘기의 먹잇감인 거미가 많기 때문이었습니다.
네번째 Why, 왜 기념관에 거미가 많은 걸까?
이유는 해가 지기 전 주변보다 전등을 먼저 켜서, 거미 먹이인 나방이 불빛을 보고 많이 몰려 들기 때문이었습니다.
다섯번째 Why, 왜 해가 지기 전에 전등을 주변보다 먼저 켜는 걸까?
이유는 기념관 직원들이 일찍 퇴근하기 때문이었습니다.
결국 토머스 제퍼슨 기념관은 불을 켜는 직원들의 퇴근시간을 조금 늦춤으로써, 대리석의 부식현상을 방지할 수 있었습니다.
이렇듯 '왜?'라는 질문은 피상적인 질문을 넘어, 보다 근원적 문제를 발견하는데 도움을 줍니다.
'5-Why 기법'을 실생활에서 더 효과적으로 활용할 수 있는 3가지 팁을 소개합니다.
첫째, 통제 가능한 것들로만 대답해야 한다. 무조건 '왜?'만 외치면 안된다.
우리가 현재 시점에서 해결할 수 있는 답변을 해야만 의미가 있지요. 예를 들면, "왜 나는 키가 작은 것일까?"라는 질문은 더 키가 클 가능성이 없는 성인의 경우, 의미가 없는 질문일테니까요.
둘째, 근거가 있고 검증이 가능한 사실만을 가지고 대답해야 한다.
"직원들이 왜 회사에 불만이 많은 것일까?"라고 질문을 던졌을 때, '직원들의 마음가짐과 태도가 좋지 않기 때문이다." 보다는 '동종업계의 급여 수준이 우리 회사보다 10% 높고, 출.퇴근 시간이 자유롭기 때문이다'와 같이 구체적인 수치와 근거를 명확히 제시할 수 있는 답변이 더 낫다는 것입니다.
세째, '더 이상 왜라고 질문할 수 없을 때까지 질문하는 것'이, 궁극적인 '5-Why'의 목표이다.
다섯번의 질문으로도 답변이 부족하다면, 여섯번, 일곱번 또 추가 질문을 해야겠지요. 이것이 우리가 5-Why를 통해 진정으로 얻고자 하는 목적입니다.
그리고 '질문이 정답보다 중요합니다.'
만약 곧 죽을 상황에 처해있고, 목숨을 구할 방법을 단 한시간 안에 찾아야만 한다면, 나는 1시간 중 55분은 올바른 질문을 찾는데 사용하겠다. 올바른 질문을 찾고 나면, 정답을 찾는 데는 5분도 걸리지 않을 것이다.
직장생활하며 20년가량 제법 오랫동안 사용하던 방법인데, 잘 정리된 내용이 있어 여기서 요약해 봅니다. 제 기억으로 원 출처는 스티븐 코비의 <7가지 습관>으로 어렴풋이 기억하고 있는데, 맞는지는 확신할 수가 없네요.
우리나라에서는 '2상한 사고법'으로 별칭을 붙여서, 긴급도와 중요도를 각각 x와 y 축으로 잡고, 백지 중간에 십자선을 긋고 일을 그때그때 정리하며 사용했었지요. 그 분류가 가끔 헷갈려서, 결국은 '이상한 사고법'(?)이 돼버린 경우도 비일비재했었습니다.
상담을 하다 보면 자주 듣게 되는 질문이 있습니다.
"일이 너무 많아서 무엇부터 해야 할지 막막해요."
그럼 저는 이렇게 답해줍니다.
"일단 너무 자책하거나 절망하지 않았으면 해요. 과중한 업무에 짓눌리다 보면 누구나 그럴 수 있으니까요."
저는 이 방법을 추천합니다.
무작정 일을 시작하는 것을 멈추고, 해야 할 일들을 '리스트'로 만들기... 리스트를 만드는 건, 본격적인 요리에 앞서 식재료를 다듬는 과정과 같거든요. 할 일을 다 적었다면 <4가지 카테고리>로 나눕니다.
1) 중요하고도 시급한 일
빨리 넘겨줘야 다음 사람이 남은 과정을 처리해서 마감 시한을 맞출 수 있고, 제때 끝내지 못하면 큰 리스크를 감수해야 하는 일들이 여기에 속합니다. 한마디로 긴급한 상황입니다. 이런 일은 머뭇거릴 여유가 없습니다. '즉시' 해결해야 합니다.
비가 온다면 우산을 쓰고 뛰어가야 하고, 막차가 끊겼다면 택시를 타고 달려가야 합니다. 그렇지 않으면 불이익을 당해야 하니까요.
2) 중요하지만 시급하지 않은 일
독서, 운동, 글쓰기, 외국어 공부 등의 일들이 여기에 속합니다. 이런 일들은 모두 잠을 줄이고 시간을 쪼개 아등바등해야 겨우 해낼 수 있습니다. 앞서 말한 중요하면서도 시급한 일에 치이다 보면, 이런 일들을 왜 해야 하나 싶은 생각마저 들 때가 있을 겁니다.
그러나 한 분야의 전문가가 되고 싶다면, 미래지향적이 되어야 합니다. 중요하지만 시급하지 않은 일들이야말로 미래를 구성하는 결정적인 것들이니까요. 시간이 축적되면 남들이 따라올 수 없는 막강한 '경쟁력'이 됩니다. 그러니 지금 당장 힘들어도 포기하면 안 됩니다.
3) 중요하지 않지만 시급한 일
예를 들어, 월요일까지 끝내야 할 보고서가 있는데, 시작도 못한 채 금요일이 되었습니다. 엎친 데 덮친 격으로 이번 주 일요일은 친한 친구의 결혼식 날입니다. 어떻게 하시겠어요? 결혼식은 그날에만 이뤄지는 이벤트라서 미룰 수 없는 시급한 일에 속합니다.
하지만 내가 결혼식의 당사자가 아닌 이상 그렇게 중요한 일은 아니지요. 이럴 때는 그 지인에게 다른 방법으로 갚는다고 생각하며 결혼식 참석을 포기해야 합니다. 결혼식, 동창 모임 같은 곳에 모두 참석해야 한다고 생각하지는 마세요. 참석하지 않는다고 해서 큰일 나는 것 아닙니다. 선택한 것에 집중하고 선택하지 않은 것을 포기하는 것, 이렇게 선택과 포기가 조화를 이루어야 큰일을 할 수 있습니다.
4) 중요하지도 시급하지도 않은 일
사실 우리는 자신이 깨닫지 못하는 사이에 이런 일들로 소중한 시간을 허비하곤 합니다. 잠깐 TV를 켰는데 한두 시간이 훌쩍 지나가 있고, 카톡에 답장을 했는데 30분이 자나가 있고, 이런 일은 흔히 발생합니다. 이런 습관을 고치기 위해서는, 무의식적으로 허비하는 자투리 시간을 '의식적으로' 통제하는 연습이 필요합니다.
모든 복잡한 것의 답은 의외로 간단할 때가 많지요. '우선순위 리스트'를 만들어 보세요.
▶ 중요하고도 시급한 일
▶ 중요하지만 시급하지 않은 일
▶ 중요하지 않지만 시급한 일
▶ 중요하지도 시급하지도 않은 일
이 네 가지를 정리해보는 것만으로도, 엉킨 실타래처럼 복잡하던 머릿속이 조금은 정리될 것입니다.
온라인 비즈니스 분야를 개척하는 분들을 위해서, 오늘은 Bill Gross의 2015. 10. 5일 유튜브에 올라온 'TED 강연'을 요약합니다.
오늘 여러분들과 스타트업의 성공에 제일 중요한 것이 무엇인지, 어떤 요소들이 회사를 성공하도록 만드는 지에 대한 몇 가지 조사.연구를 공유하고자 합니다.
스타트업 조직은 이 세상을 발전시킬 여러 형태 중 하나라고 믿습니다. 만약 우리가 올바른 성과급 시스템을 이용해 스타트업을 만든다면, 우리는 이전에 볼 수 없었던 잠재력을 만날 수 있고, 믿을 수 없을 만큼 놀라운 것들을 달성할 수 있을 것입니다.
그렇지만 스타트업 조직이 그 정도로 좋은 것이라면, 왜 많은 사람들이 실패할까요? 그 점이 제가 알고 싶었던 것이었습니다. 저는 스타트업이 성공하기 위한 가장 중요한 요소를 찾기 원했습니다. 그리고 그것을 체계적으로 연구해서, 제가 그동안 지켜본 수많은 회사들로부터 얻은 직관과 연관되어 있을지 모를 잘못된 오해를 피하고자 했습니다.
이 연구를 원했던 이유는 12살 때부터 저는 스타트업을 해왔기 때문이었습니다. 중학교 때 저는 버스정류장에서 사탕을 팔았고, 고등학교 때는 태양에너지 장치를 만들었습니다. 대학교 때는 스피커를 만들었지요. 대학 졸업 후에 저는 소프트웨어 회사를 창업했습니다.
20년 전에는 아이디어랩을 시작했고, 그 이후 저는 100개가 넘는 회사를 창업했습니다. 많은 성공과 큰 실패도 있었습니다. 우리는 실패로부터 많은 것을 배웠습니다. 저는 어떤 요소들이 회사의 성공과 실패를 좌우하는지 연구해 보았습니다. 그 5가지 요소를 찾았습니다.
1) 아이디어 : 저는 아이디어가 모든 것이라고 생각했었습니다. 회사 이름을 '아이디어랩'이라고 지은 것만 봐도 짐작할 수 있을 겁니다.
2) 팀 : 하지만 시간이 흐르고 아마도 팀과 실행력, 적응력 등이 아이디어보다 더 중요하지 않을까 생각했습니다. 이 자리(TED)에서 복싱선수 타이슨을 말할줄 몰랐습니다만, 그는 이렇게 말했지요.
"모든 사람은 계획이 있다. 그들이 얼굴에 한방 먹기 전까지 말이다."
저는 그 말이 사업에도 정말 맞는 말이라고 생각합니다. 팀의 실행력은 고객에게 한방 먹을 때 진가를 발휘하지요. 고객은 정말 현실 그 자체입니다. 그래서 저는 팀이 가장 중요한 요소라고 생각했습니다.
3) 비즈니스 모델 : 그리고는 비즈니스모델을 살펴 봤습니다. 회사는 수익을 창출할 확실한 방법이 있는가? 성공에 대한 가장 중요한 요소가 이것일지도 모른다고 생각이 들었습니다.
4) 자금조달 : 가끔 회사들은 엄청난 자금을 조달합니다. 이것이 가장 중요한 요소일까요?
5) 타이밍 : 아이디어가 시대를 너무 앞지른 건가요? 그래서 우리는 이 세상을 교육해야 하는 것일까요? 과연 그런 걸까요? 아니면 이미 늦어서 너무 많은 경쟁자들이 있는 것일까요?
그래서 이 다섯 요소들을 많은 회사들에 적용하고 지켜봤습니다. 100여개의 아이디어랩 회사와 또 다른 100여개 아이디어랩이 아닌 회사들을 지켜보고 연관성을 찾으려 노력했습니다.
먼저 아이디어랩 중 최고의 5개사,
▶ citysearch, CarsDirect, GoTo,com, NETZERO, tickets.com 등 몇 십억불씩 최고의 성공을 거둔 회사들입니다.
그리고 최악의 5개사,
▷ Z.com, Insider Pages, myLife, Desktop Factory, People Link 등 많은 기대를 했지만, 성공하지는 못했지요.
그리고 아이디어랩이 아닌 회사들 중 광범위하게 성공한 케이스 5개사,
▶ airbnb, Instagram, UBER, YouTube, Linkedin
그리고 몇몇 실패한 회사들,
▷ webvan, kozmo, pets.com, flooz, frendster.com 등, 이 회사들은 많은 자금을 지원 받았고 좋은 비즈니스모델을 가지고 있었지만 성공하지 못했습니다.
이 모든 회사들의 성공과 실패에 어떤 요소가 가장 큰 영향을 주는지 살펴보았고, 그 결과를 보고 저는 대단히 놀랐습니다.
5가지 요소중 가장 중요한 것은 '타이밍'이었습니다. 성공과 실패를 구분짓는 중요도가 42%였지요. '팀과 실행력'은 두번째, '아이디어, 차별화, 독창성'은 세번째였습니다. 이 결과가 절대적이지는 않습니다. 더불어 아이디어가 중요치 않다는 말은 아니고, 아이디어가 가장 중요한 요소는 아니라는 점이 놀라웠습니다. 타이밍이 좋았을 경우에는 좀 더 중요할 수도 있었지만 말입니다.
마지막의 비즈니스모델과 자금조달에 대해서는 결과가 합리적이라고 생각했습니다. 비즈니스모델이 중요도가 낮은 이유는, 그것 없이도 사업을 시작할 수 있고, 이후에 고객 요구에 따라 추가할 수도 있기 때문입니다. 자금조달에 대해서도, 처음엔 부족하다 해도 점차 인정받으면, 특히 오늘날과 같은 시대에는 자금조달하기는 매우 쉽기 때문입니다.
이제 제가 구체적인 사례를 비교하며 말씀드리겠습니다.
모두들 알고있는 airbnb의 성공에 대해 살펴보면, 많은 훌륭한 투자자들이 회의적으로 생각했다는 점은 잘 알려져 있지요. 왜냐하면 그 사람들은 '누구도 외부인에게 자기집을 빌려주지 않을 것이다'라고 생각했기 때문입니다. 물론 잘못된 생각이었음을 증명해주었죠.
그것이 성공한 가장 큰 이유 중 하나는, (좋은 비즈니스모델, 아이디어, 실행력은 별도로 생각하면,) '타이밍'입니다. 그 회사는 장기 경기불황 속에서 사람들이 돈을 필요로 할 시기에 사업을 시작했기 때문입니다. 그 점이 사람들이 외부인에게 자기 집을 빌려주기 싫다는 그 단점을 극복한 것입니다.
UBER의 경우에도 마찬가지입니다. 우버가 출범했고 놀라운 비즈니스모델과 실행력이 있었습니다. 하지만 타이밍이 너무 완벽했습니다. 운전자들에게 매력적으로 보인 것이지요. 운전자들은 추가 수입이 필요했고, 그 점이 아주 중요했습니다.
초창기 성공 회사인 citysearch는 사람들의 웹페이지 수요 시기에 등장했고, 1998년 TED에서 발표한 GoTo.com은 회사들이 트래픽 원가절감 방법을 찾고 있을 때 시작했습니다. 우리는 아이디어가 훌륭하다고 말했지만, 실제로는 타이밍이 훨씬 더 중요했습니다.
그리고 실패 케이스들을 보면, 우리가 온라인 엔터테인먼트 회사 Z.com을 시작했을 때, 굉장히 흥분했었습니다. 충분한 자금과 좋은 비즈니스모델이 있었고, 엄청 유명한 헐리우드 탤런트와 계약도 했습니다. 그러나 1990~2000년 사이 인터넷 보급률은 매우 낮았고, 비디오 콘텐츠를 소비하기는 어려운 환경이었습니다. 서비스를 이용하기 위해 복잡한 프로그램을 설치해야 했습니다. 결국 회사는 2003년에 문을 닫았지요.
정확히 2년 후에 그 코덱 문제는 Adobe Flash에 의해 해결됐고, 미국에서 인터넷 보급률도 50%를 넘었습니다. YouTube가 정말 완벽한 시기에 등장했지요. 훌륭한 아이디어였고 타이밍도 맞아 떨어진 것입니다. 사실 유튜브가 서비스를 시작했을 때 비즈니스모델이 없었습니다. 실제로 서비스가 실행될지 여부마저 불투명했지요. 하지만 타이밍이 모든 것을 해결했습니다.
요약하면, '실행력'은 굉장히 중요합니다. '아이디어'도 마찬가지입니다. 하지만 '타이밍'이 모든 것을 결정합니다. 타이밍을 측정하기 위한 최선의 방법은, 당신이 제공하고자 하는 것에 대해 소비자들이 충분히 준비되었는지 알아보는 것입니다. 솔직히 현실을 부정하면 절대 안됩니다.
여러분은 좋아하는 것을 무조건 추진하고 싶을 것입니다. 그러나 타이밍에 대해서는 정말 매우 매우 객관적으로 검토해야 합니다.
말씀드렸듯이 저는 스타트업이 이 세상에 큰 기여를 할 것이라 생각합니다. 이 몇몇 연구결과가 스타트업을 시작하려는 분들에게 도움이 되고 성공율을 조금이라도 향상시킬 수 있기를 바랍니다. 그리고 그동안 이 세상에 존재하지 않았던 것을 실현하여 세상을 발전시키기를 바랍니다.
